Arkistojohtosäännössä määritellään yliopiston arkistotoimen perusta, käsite yliopiston arkisto sekä arkistotoimen ja asiakirjahallinnon vastuutahot (yliopiston keskusarkisto, yliopiston yksiköt ja hallintoviraston asiakirjahallinnosta vastaava yksikkö). Arkistotoimi ja asiakirjahallinto ymmärretään pitkälti samaa kokonaisuutta määritteleviksi ja kuvaaviksi käsitteiksi. Näin ollen asiakirjahallintoa yleensä, vaikka se ei ole otsikoinnissa näkyvissä, ohjeistetaan myös tässä johtosäännössä. Johtosäännössä kuvataan – arkistolain edellyttämällä tavalla – lähinnä sitä, miten asiakirjojen säilyttäminen yliopistossa on organisoitu asiakirjan elinkaaren eri vaiheissa. Johtosäännössä ei sen sijaan oteta kantaa asiakirjahallinnon yleiseen järjestämiseen, sikäli kuin sillä ymmärretään asiakirjojen tuottamista yliopistohallinnossa (asiakirjojen oikeellisuus jne.).
Arkistotoimen hoitamisesta todetaan, että yliopiston yksiköiden johtajat vastaavat asiakirjojen ja aineistojen asianmukaisesta säilyttämisestä, käyttämisestä ja hävittämisestä. Yksikön johtajan on nimettävä vastuuhenkilöt huolehtimaan arkistotoimeen kuuluvista tehtävistä. Nämä säädökset sisältyvät myös voimassa olevaan arkistosääntöön. Asiasta on myös muuta ohjeistusta.
Johtosäännössä todetaan, että asiakirjojen ja aineistojen laatimisessa, säilyttämisessä ja käytössä on varmistettava niiden käytettävyys ja säilyvyys niille vahvistetun säilytysajan (arkistonmuodostussuunnitelmassa). Pysyvästi ja pitkäaikaisesti säilytettävät asiakirjat tallennetaan pitkäaikaista säilytystä kestäviä materiaaleja ja säilyvyyden turvaavia menetelmiä käyttäen.
Arkistojohtosääntöä täydentää arkistonmuodostussuunnitelma, jota arkistolaki edellyttää. Se on yliopiston tehtävien hoidon tuloksena syntyvien asiakirjojen yksityiskohtainen säilytysohje. Arkistonmuodostajan on määrättävä tehtävien hoidon tuloksena kertyvien asiakirjojen säilytysajat ja –tavat sekä ylläpidettävä niistä arkistonmuodostussuunnitelmaa. Arkistolaitos määrää, mitkä asiakirjat säilytetään pysyvästi. Yliopisto kuitenkin huolehtii asiakirjojensa pysyvästä säilyttämisestä itse. Rehtori hyväksyy arkistonmuodostussuunnitelman.
Pysyvästi tai pitkäaikaisesti säilytetään keskeiset yliopiston toimintaa kuvaavat ja dokumentoivat asiakirjat ja aineistot. Pysyvästi säilytettävät asiakirjat tulevat säilytettäviksi yliopiston keskusarkistoon. Kymmentä vuotta vanhemmat asiakirjat on tarkoituksenmukaista siirtää keskusarkistoon. Siirtojärjestelyistä sovitaan keskusarkiston (arkistopäällikön) kanssa.
Arkistojohtosääntö sisältää arkistotoimen hoidon keskeiset periaatteet. Arkistojohtosääntöä täydentävän arkistonmuodostussuunnitelman lisäksi laaditaan arkistotoimen ja asiakirjahallinnon käytännön ohjeet, joita voidaan säädösten ja määräysten muuttuessa nopeasti päivittää.
Kommentoidut asiakirjat
- Helsingin yliopiston arkistojohtosäännön uudistaminen
TJ ApplicationSuite for Lotus Notes, Ó TJ-Tieto Oy, 1996
Uusi liite
Kommentoidut asiakirjat
